1.账套备份
账套备份是对整个账套数据的备份，包括以前年度数据和今年数据。举例：某月账套备份数据，则不只是备份该月份的数据，还包括以往的所有数据,它是整个账套的所有年份的数据！备份时，不应将备份数据存放在C盘下；而且，除备份在本机外，应定期将数据备份在其他存储媒介上，如：移动硬盘、U盘等；有条件的每年应将数据刻录成光盘数据，以便长期保存。建议好将数据保存在三种方式以上：电脑、U盘、移动硬盘、光盘等，且所有数据不要存放在一个地点。
备份的操作方法：例：华能食品公司2008年账套，账套号为001，备份计划为每月凭证处理完毕结账后,按月备份到电脑的“E：\华能食品公司001账套备份\”，按年刻录成光盘数据。
（1） 建立备份文件夹。“E：\华能食品公司001账套备份\”
（2） 备份：系统管理→系统（注册）→用户名：“admin”（密码为空）→确定→账套（备份）→账套号[001]华能食品公司(不要选择删除当前备份账套，否则备份完成后将删除[001]华能食品公司账套！！！)→确认（稍等片刻）→选择备份目标：“E：\华能食品公司001账套备份\” （一定要双击文件夹图标）→确认
2.日常操作
日常操作流程图：填制凭证→出纳签字（可省略）→审核凭证（可省略）→记账→月末转账（生成结转本年利润的凭证，将此凭证审核后再记账）→计算查看报表数据→月末结账（如启用其他模块，其他系统必须先结账，才能对总账进行结账处理）

2．4 记账
（1）更换记账员登录软件，打开总账系统，点“记账”
（2）记账：全选→下一步→下一步（注意凭证张数）→记账→“记账完毕”确定
2．5 月末转账（即结转损益类科目入本年利润，结转后损益类科目应无余额）
（1）具有权限的操作员登录软件，打开总账系统，点“月末转账”。
（2）转账定义：总账→期末→转账定义→期间损益→期间损益结转设置（选择凭证类别、输入本年利润科 
目编码（3131））→确定
（3）转账生成：总账→月末转账→转账生成（选期间损益结转）→全选→确定→周步结转(可根据情况选择结账方式)→转账生成凭证（点保存，可见“已生成”红字）→退出（关闭）
2．6 计算查看报表数据
（1）具有权限的操作员登录软件，打开财务报表。
（2）报表计算和查看：文件→打开→选择相应报表（如利润表）→左下角为数据状态→编辑、追加、表页→确定→选择刚追加的表页→数据、关键字、录入→录入年、月、日→确认→是否重算第×页，点“是”，完成计算，此时可查看数据→打印报表→退出（关闭）
其他报表如：资产负责表、所有者权益变动表与此操作相同。
2．7 月末结账
报表数据正确，并且所有相关税务报表已向税务机关申报结束，确定本月无调整内容时，方可进行月末结账。我们不建议客户频繁采用反结账和反记账的功能,来更改发现的错误。
（1） 具有权限的操作员登录软件，打开总账系统，点“月末结账”。
（2） 结账：选择待结账月份→下一步→对账→（对账完毕）下一步→查看工作报告（共6项内容，请认真阅读此报告，要示所有其他系统均已结账）→下一步→完成（退出）（至此，恭喜你已完成一个月份的所有操作过程，等待处理下一月份的会计业务了）
3. 生成和调用常用凭证
例：从银行提取现金，借：现金
贷：银行存款
（1）以制单员登录软件，打开总账系统，点“总账→凭证→常用凭证”。
（2）录制常用凭证：（常用凭证制作窗口）增加→录入编码（TX）→录入说明（提取现金）→选择凭证类别（记 记账凭证）→附单据张数不用填（按实际发生时的原始单据数量录入）→详细→增加→录入摘要（提取现金）→科目编码（1001 现金）→借贷方金额不用填（按实际发生金额录入）→增加→录入摘要（提取现金）→科目编码（1002 银行存款）→借贷方金额不用填（按实际发生金额录入）→退出（常用凭证设置完毕）
（3）调用常用凭证：填制凭证→（填制凭证窗口）制单→调用常用凭证→（调用常用凭证窗口）录入常用凭证代号（TX）（如记不清常用凭证代号，点放大镜浏览所有常用凭证，选中要调用的常用凭证，点击选入即可）→录入凭证金额、附单据张数等，点击保存，凭证录入完毕。